“Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất” – Brian Tracy. Thời gian là điều đáng quý nhất trong cuộc sống nên cần tận dụng thời gian và sử dụng hiệu quả. Quản lý thời gian là một kỹ năng không thể thiếu giúp bạn sắp xếp công việc, cuộc sống khoa học, giúp bạn dễ đạt được thành công hơn.Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và có vai trò như thế nào?
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một hoặc một số hoạt động cụ thể nhằm mục đích tăng hiệu suất, hiệu quả, năng suất. Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian là việc phân chia, sắp xếp các công việc trong một thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc. Đa phần kết quả sẽ đánh giá mức độ đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
Cùng một khoảng thời gian với một khối lượng công việc và một khoảng thời gian nhưng có người hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất trong khi có những người không thể hoàn thành công việc, chậm trễ thời hạn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là yếu tố then chốt để tạo nên thành công và thăng tiến trong công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
>>XEm thêm: Kỹ năng quản lý thời gian giúp học tập và vui chơi hiệu quả hơn
Tại sao phải quản lý thời gian trong công việc?
Vì quỹ thời gian là có hạn nên quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.
2.1. Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý là chìa khóa để nâng cao năng suất làm việc. Với những công việc khác nhau, bạn có cách sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành khác nhau.
Với lịch trình lên sẵn theo kế hoạch, bạn sẽ bám sát được các nội dung công việc. Từ đó, bạn sẽ tốn ít công sức hơn trong việc suy nghĩ và sắp xếp trình tự công việc.
>>Xem thêm: Kỹ năng tự nhận thức giúp học sinh biết được đam mê và mục tiêu từ sớm
2.2. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Trong xã hội hiện đại, việc nhiều người bận “trăm công nghìn việc” không còn thời gian cho bản thân, gia đình và bạn bè không hề hiếm. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn chia rạch ròi giữa thời gian làm việc và có thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm những người xung quanh, giúp bạn cân bằng về mọi mặt.
Tại sao phải quản lý thời gian trong công việc?
2.3. Bỏ thói quen trì hoãn công việc
Những người hay trì hoãn là những người quản lý thời gian không tốt. Đây chính là tác nhân khiến công việc bị trì trệ, kéo dài và không hoàn thành đúng hạn.
Quản lý thời gian rõ ràng, có kế hoạch và mục tiêu sẽ như một chiếc khuôn định hướng cho mọi việc. Hành động theo kế hoạch định sẵn sẽ giúp bạn hạn chế tối đa sự trì hoãn trong công việc.
>>Xem thêm: Làm chủ kỹ năng thế kỷ 21 với phương pháp học Experiential learning tại Dewey
2.4. Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc quản lý thời gian không hợp lý dẫn tới làm việc nhiều áp lực, quá tải, dễ đưa ra những quyết định sai lầm vì không có đủ thời gian để xem xét, cân nhắc. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát tốt thì không những tránh được áp lực deadline mà còn có thời gian đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn hơn trong công việc.
2.5. Hạn chế hình thành những thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian tạo khuôn khổ và định mức, giới hạn cho từng công việc của bạn nên sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều thói quen xấu khác như trì hoãn công việc, ngại từ chối, tổ chức kém,… Quản lý thời gian còn tạo động lực cho bạn để thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng, thời hạn chính xác.
Kỹ năng quản lý thời gian gồm những gì?
Kỹ năng quản lý thời gian được nhắc đến nhiều nhưng nhiều người chưa nắm được bản chất. Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem gồm tổ hợp các kỹ năng bao gồm:
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng quản trị.
- Kỹ năng kiểm soát.
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là việc sắp xếp thời gian mà còn là sự kết hợp tất cả các kỹ năng nêu trên để lên kế hoạch, tổ chức sắp xếp và thực hiện có hiệu quả mọi công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian gồm những gì?
>>Xem thêm: Kỹ năng sống là gì? Vì sao lại quan trọng đối với học sinh?
Làm thế nào để biết quản lý thời gian hiệu quả hay không?
Mỗi người đều có 24h mỗi ngày nhưng có những người lúc nào cũng có thời gian để làm điều mình muốn, trong khi có nhiều người lại hối hả và không thể hoàn thành việc gì trọn vẹn. Sự khác nhau ở đây là hiệu quả của việc quản lý thời gian. Quản lý thời gian kém sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, chất lượng công việc, tạo nên những căng thẳng, áp lực công việc không đáng có.
Để biết mình hiện tại có đang quản lý thời gian hiệu quả không, bạn có thể tự đặt các câu hỏi như sau:
- Bạn có thời gian để làm những việc mình thích, thực hiện đam mê cá nhân không?
- Bạn có thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm bạn bè, gia đình không?
- Bạn có thường xuyên bị vội vã hay trễ giờ không?
- Bạn có thường phải hủy các hoạt động bên ngoài, các cuộc hẹn, buổi gặp mặt vì công việc không?
- Bạn cảm thấy thời gian trong ngày có quá ngắn không?
- Bạn có hay bị nản lòng và thiếu kiên nhẫn không?
- Nếu ⅗ câu trả lời đều là “Không” thì bạn đang gặp vấn đề trong quản lý thời gian và cẩn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để nâng cao chất lượng công việc, cuộc sống.
Trên đây là các thông tin tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian. Đây là kỹ năng không thể thiếu với mỗi người nên nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và cân bằng về mọi mặt thì có thể tham khảo để cải thiện bản thân.
7 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả để làm việc tốt hơn, sống nhiều hơn
Thời gian chúng ta có mỗi ngày đều như nhau, chỉ 24 giờ. Thời gian trôi qua không thể lấy lại được, dù chỉ là 1 giây. Vì vậy, trước khi làm công việc gì, bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian, tránh bị lãng phí thời gian. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn
1. Luôn xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu sẽ tạo động lực để bạn hoàn thành công việc, nhất là các công việc dài hạn, chiếm nhiều thời gian. Mục tiêu đặt ra nên để phù hợp với quỹ thời gian của bạn, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả.Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART khi đặt mục tiêu.
2. Lập kế hoạch cho mọi công việc
Nhiều nghiên cứu thực tế đã cho thấy rằng, bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn luôn có kế hoạch công việc cụ thể. Bạn nên lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần và theo tháng để liệt kê và định hướng cho toàn bộ những công việc dự định làm.
Dành thời gian vào đầu ngày, đầu tuần hoặc đầu tháng để lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và cân bằng những dự án quan trọng. Bạn có thể chỉ cần bỏ ra 15 – 20 phút để lên kế hoạch nhưng sẽ giúp cho bạn có cơ sở để hoàn thành công việc.
3. Đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc
Đối với những công việc được liệt kê, bạn cần đặt mức độ ưu tiên cho danh sách việc cần làm, giúp bạn tập trung quỹ thời gian vào những việc thực sự quan trọng. Dựa vào mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể, bạn sẽ cần phân bổ thời gian, công sức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, từ những công việc có tính quan trọng cao nhất đến những công việc ít được ưu tiên hơn.
Các mức độ ưu tiên bạn có thể đặt ra gồm: Quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.
4. Tập trung làm việc trong khung “giờ vàng” của bản thân
Mỗi người đều có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn
các khung giờ khác. Nếu tập trung làm vào khung giờ này thì khả năng hoàn thành công việc hiệu quả sẽ cao hơn những khung giờ khác.
Có người cảm thấy tỉnh táo và làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người là vào buổi chiều, có người lại tập trung tốt nhất vào buổi đêm trong không gian yên tĩnh. Bạn có thể thử khảo sát hiệu quả làm việc của chính mình trong nhiều khung giờ khác nhau để tìm ra “khung giờ vàng” của bản thân.
5. Đặt deadline cho tất cả mọi việc
Lên kế hoạch làm việc hay liệt kê công việc chỉ là bước đầu tiên để làm việc hiệu quả. Về cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả các công việc thì bạn cần phải đặt thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc của mình.
Việc đặt thời hạn bắt buộc sẽ ép bạn đối diện với thực tế rằng bạn phải xác định, ước lượng thời gian cho từng công việc, bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này? Khi bạn nhìn thấy vấn đề một cách tổng quát, bạn sẽ phải sắp xếp để hoàn thành công việc đúng hạn.
Việc đặt deadline cho công việc còn giúp bạn tránh được thói quen xấu là trì hoãn. Bạn sẽ không bị tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc không quan trọng chen ngang, bởi quỹ thời gian đó theo kế hoạch đã được ấn định để hoàn thành công việc cụ thể.
6. Không cố gắng làm tất cả mọi việc
Với một quỹ thời gian có hạn, bạn không thể hoàn thành quá nhiều việc, nếu cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc sẽ dễ dẫn tới tình trạng việc gì cũng dở dang. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết nên bạn cần biết cách chọn lọc, nói “KHÔNG” với những việc không tạo ra giá trị.
Khi lựa chọn các công việc, bạn cần xem xét các yếu tố sau để quyết định có làm hay không:
- Công việc đó có phục vụ cho mục tiêu chung của bạn không?
- Công việc đó tốn bao nhiêu thời gian?
- Nếu không làm công việc đó, bạn có bị ảnh hưởng không?
7. Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Kỷ luật tốt sẽ tạo sức mạnh để bạn hoàn thành công việc theo kế hoạch chỉn chu và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, để sử dụng thời gian khoa học, bạn cần tập cho bản thân tính kỷ luật cao, thói quen tiết kiệm thời gian.
Bạn hãy tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình và tuân thủ những nguyên tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu, chán nản nhưng khi tập từ từ, bạn sẽ dần làm quen. Sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn, không phải lo chạy đua với thời gian.
Trên đây là 7 mẹo quản lý thời gian mà bạn nên tham khảo. Quản lý thời gian là việc không hề đơn giản trong cuộc sống hiện đại, nhưng nếu bạn biết áp dụng một số bí quyết như trên thì chắc chắn sẽ sử dụng thời gian hiệu quả hơn, làm việc năng suất hơn.
