Giao tiếp hiệu quả là gì? Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng?
Giao tiếp hiệu quả liên quan đến sự kết nối với những người khác. Về mặt định nghĩa, có thể hiểu rằng giao tiếp hiệu quả chính là khả năng truyền tải nội dung một cách rõ ràng trong thời gian ngắn. Hơn thế nữa, để quá trình giao tiếp diễn ra một cách hiệu quả, bạn cần vận dụng nhiều kỹ năng khác như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng diễn đạt,… Chính vì vậy, để cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn cần nắm rõ những phương pháp cũng như bí quyết quyết “đặc hiệu” phù hợp với bản thân. Hãy cùng The Dewey Schools tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau nhé!
>>Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp và ứng xử rất cần thiết để phát triển tính cách ở học sinh
8 lý do bạn nên cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình
Dưới đây là một số lý do vì sao bạn nên rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình:
Nâng cao giá trị của bạn
Mọi người thường có xu hướng đánh giá cao những người có khả năng bày tỏ quan điểm và suy nghĩ của mình một cách đúng đắn. Cho dù bạn đang còn đi học hoặc đã có việc làm và muốn tìm kiếm cơ hội thăng tiến, bạn cần phải có giao tiếp hiệu quả. Cơ hội phát triển của bạn phụ thuộc vào việc bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt như thế nào với sếp hoặc bất kỳ ai trước mặt bạn.
>>Xem thêm: Phát triển năng lực học sinh: Mục tiêu chính của giáo dục hiện đại
Nhu cầu về nguồn nhân lực
Tại sao cần có kỹ năng giao tiếp? Theo nhiều cuộc khảo sát hàng năm, việc cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản luôn được xếp hạng cao trong top các kỹ năng mong muốn hàng đầu của nhà tuyển dụng. Nhân viên thường được khuyến khích tham gia các khóa học trực tuyến và đào tạo trực tiếp để cải thiện kỹ năng thuyết trình cũng như giao tiếp của họ. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng.
>>Xem thêm: Top 10+ kỹ năng giao tiếp cho trẻ tiểu học cha mẹ nên dạy con từ sớm
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giúp bạn thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp của mình
Tại nơi làm việc, bạn có nhiều nhiệm vụ yêu cầu bạn phải giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Bạn có thể cần yêu cầu thông tin, giải quyết vấn đề, đưa ra chỉ dẫn, làm việc theo nhóm, tương tác với khách hàng, v.v. Nếu bạn muốn đồng bộ công việc tốt hơn và làm việc theo nhóm hiệu quả, kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết.
Nếu bạn muốn chứng minh giá trị của mình với tư cách là một thành viên có giá trị của tổ chức, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách đúng đắn. Ngoài ra, khi môi trường làm việc đang trở nên toàn cầu hơn, kỹ năng giao tiếp ngày một quan trọng và được chú trọng. Việc cải thiện kỹ năng giao tiếp có khả năng giúp bạn truyền đạt thông điệp rõ ràng và hiểu người khác, từ đó công việc có thể được hoàn thành hiệu quả hơn.
>>Xem thêm: Cơ hội nghề nghiệp
Cải thiện kỹ năng giao tiếp cho phép bạn nói chuyện ngắn gọn, logic
Nói lắp bắp, dài dòng và không có logic là vấn đề mà nhiều người rất hay gặp phải. Điều này gây nhiều ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp và mở rộng kết nối với mọi người xung quanh. Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn thích nghi và ứng phó được với nhiều tình huống khác nhau. Bạn có thể vận dụng tối đa vốn từ để nói chuyện một cách ngắn gọn, logic và dễ hiểu.
Xây dựng nhiều mối quan hệ tốt đẹp hơn
Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang đến cho bạn nhiều mối quan hệ tốt đẹp. Bạn có khả năng lắng nghe những vấn đề của người xung quanh và chú ý đến phản hồi của họ. Từ đó đưa ra phương pháp giao tiếp và tương tác, chia sẻ, mang đến cảm giác thoải mái cho mọi người xung quanh.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giúp bạn học tập tốt hơn
Kỹ năng giao tiếp đã đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tích lũy kiến thức và niềm tin hiện có của bạn. Bạn học cách nói trước công chúng bằng cách trò chuyện trước, sau đó trả lời các câu hỏi và sau đó bày tỏ ý kiến của mình. Mặc khác, bạn học viết bằng cách học đọc trước, sau đó viết và học cách suy nghĩ chín chắn. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn nắm bắt thông tin và truyền đạt ý tưởng của mình một cách chính xác và có ý nghĩa với người khác.
>>Xem thêm: Bí kíp rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho học sinh tự tin và thành công
Cải thiện hình ảnh cá nhân trong mắt mọi người
Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng ban đầu. Trong suốt quá trình phát triển sự nghiệp của mình, bạn sẽ đại diện cho một nhóm nhỏ, bộ phận hoặc doanh nghiệp của mình để truyền đạt nội dung, thông điệp đến tất cả mọi người. Tính chuyên nghiệp và sự tỉ mỉ đến từng chi tiết sẽ phản ánh tích cực về con người của bạn và giúp bạn thành công hơn.
Nên cải thiện kỹ năng giao tiếp như thế nào?
Bạn đã biết có bao nhiêu kỹ năng giao tiếp và cách để cải thiện giao tiếp hiệu quả với mọi người xung quanh? Không chỉ giao tiếp trực tiếp mà giao tiếp trực tuyến cũng vô cùng quan trọng. Hãy cùng The Dewey Schools tìm hiểu bí quyết giúp bạn giao tiếp hiệu quả nhé!
Cải thiện kỹ năng giao tiếp trực tiếp
Việc giao tiếp trực tiếp là quá trình tương tác trong một không gian nhất định. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp với mọi người xung quanh:
Giao tiếp bằng mắt
Nếu bạn đang băn khoăn liệu nội dung và thông điệp của mình có được truyền tải hay không, liệu mọi người có thật sự chú ý. Hãy sử dụng phương pháp giao tiếp bằng mắt. Bạn có thể dễ dàng biết được liệu người nghe có đang hiểu bạn nói gì hay không, họ có đang bị phân tâm, lo lắng hay bối rối. Việc giao tiếp bằng mắt với người nghe sẽ giúp họ tập trung và chú ý vào nội dung bạn đang truyền đạt.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách đưa ra yêu cầu phản hồi
Không chắc rằng nội dung mà bạn truyền đạt tất cả mọi người đều hiểu. Một kỹ thuật hiệu quả giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình đó là yêu cầu người nghe lập lại những gì mà bạn vừa nói bằng suy nghĩ của họ. Thông thường, điều này có thể cải thiện khả năng ghi nhớ, hiểu ngay lập tức và giảm thiểu những hiểu lầm sau này. Bạn cũng có thể yêu cầu họ liên hệ với bạn bằng những cách hữu ích để bạn có thể cải thiện khả năng truyền đạt của mình trong các bài thuyết trình và các hình thức giao tiếp khác.
Đọc tín hiệu phi ngôn ngữ
Hãy cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn bằng cách đọc được tín hiệu phi ngôn ngữ của người nghe. Ngáp, bồn chồn và nhìn quanh phòng thường là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy khán giả của bạn đang mất tập trung và không lắng nghe được vấn đề mà bạn đang truyền đạt. Nếu bạn nhận thấy điều này, đừng coi đó là chuyện cá nhân. Hãy thử yêu cầu họ chia sẻ suy nghĩ của mình, tóm tắt lại những điểm trước đây mà họ có thể đã bỏ lỡ hoặc hoãn lại sau.
Giảm thiểu phiền nhiễu xung quanh
Nếu bạn đang trò chuyện trực tiếp với ai đó hoặc một nhóm, hãy tránh xa sự phân tâm bằng cách để các thiết bị điện tử không cần thiết ra khỏi không gian. Chỉ giới hạn số người tham dự và tránh lên lịch vào thời điểm mà mọi người có thể tập trung vào việc khác.
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trực tuyến
Giao tiếp trực tuyến đang ngày càng phổ biến, nó giúp bạn tổ chức các cuộc trò chuyện từ xa một cách dễ dàng, tuy nhiên bạn cũng cần trang bị kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong các cuộc trao đổi trực tuyến, dưới đây là một số bí quyết dành cho bạn:
Bám sát giới hạn thời gian
Các buổi giao tiếp trực tuyến thậm chí còn khó tập trung hơn vì chúng dễ làm cho mọi người phân tâm vì một số vấn đề xung quanh. Chính vì vậy việc thâm hụt thời gian rất thường xuyên xảy ra. Hãy giữ cho các cuộc trò chuyện, trao đổi trở nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, đồng thời đặc biệt thận trọng trong việc giảm thiểu việc đặt câu hỏi và trả lời kéo dài.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách tóm tắt các chi tiết quan trọng
Rất nhiều tín hiệu phi ngôn ngữ và giữa các cá nhân có thể bị kết nối nếu bị gián đoạn đường truyền internet. Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể nắm rõ bố cục nội dung và thông điệp chính bằng cách tóm tắt những nội dung nổi bật. Bạn cũng có thể đánh giá nhanh trong cuộc họp trực tuyến hoặc tóm tắt ngắn gọn bằng một email gửi đến tất cả mọi người.
Bí quyết cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Đừng bỏ qua một số phương pháp dưới đây để giúp bạn hoàn thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân mình:
Lắng nghe tích cực khi giao tiếp
Giao tiếp luôn là hoạt động được diễn ra từ 2 người trở lên, vậy nên để rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp, bạn cần học cách lắng nghe nhiều hơn. Tuy nhiên lắng nghe ở đây không chỉ dừng lại ở việc nghe mà còn phải hiểu và tạo điều kiện để người giao tiếp cùng mình có cơ hội để chia sẻ hết những vấn đề trong lòng họ.
Quan sát và kết hợp ngôn ngữ cơ thể
Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói thôi chưa đủ, bạn cần kết hợp với cả cử chỉ, hành động và biểu cảm trên khuôn mặt. Điều này sẽ góp phần làm đa dạng hơn đoạn hội thoại của bạn. Hơn thế nữa, bạn cần kết hợp thêm khả năng quan sát và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp với người nghe để họ cảm thấy gần gũi và thân thiện hơn. Tuy nhiên bạn nên biết tiết chế và thể hiện một cách tinh tế, khéo léo để người nghe không cảm thấy khó chịu.
Tự tin khi trình bày
Du trong hoàn cảnh nào, sự tự tin sẽ giúp bạn dễ dàng vượt qua khó khăn hay rắc rối. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tự tin trình bày quan điểm cá nhân của mình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giao tiếp tự tin bạn cần biết bản thân đang làm gì, muốn nói gì, có đủ kiến thức và thông tin để nói hay không. Muốn được như vậy, bạn cần rèn luyện, học hỏi và thường xuyên cập nhật kiến thức cho bản thân.
Ngắt lời một cách lịch sự
Muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp, trước tiên bạn cần biết ngắt lời người khác một cách lịch sự. Lắng nghe tích cực không phải là sự nuông chiều vô tâm và không phải mọi sự gián đoạn đều là thô lỗ. Sự gián đoạn có thể giúp người nghe không bị lạc đề. Tuy nhiên bạn cần có sự khéo léo khi muốn cắt ngang lời nói của ai đó một cách lịch sự. Hãy chắc chắn rằng:
- Bạn đang sử dụng giọng điệu ấm áp và lịch sự.
- Đề cập đến mối quan tâm được chia sẻ và không cắt ngang để đưa một nội dung khác vào.
Thu hút người nghe
Hãy cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn bằng cách thu hút người nghe. Khi chúng ta cung cấp quá nhiều thông tin, người nghe sẽ không bị ấn tượng bởi những dữ liệu đó. Để thu hút người nghe, đặc biệt là trong giao tiếp trực tuyến, bạn nên sắp xếp cẩn thận nội dung cho phù hợp. Hãy tự hỏi: Thông tin này ảnh hưởng đến người nghe như thế nào? Làm thế nào để nó có thể hữu ích đối với họ? Nội dung này có đủ để truyền đạt thông điệp cho mọi người hay không? Nếu bạn không có câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này, hãy xem xét để điều chỉnh nội dung.
Trả lời ngắn gọn và chú ý âm lượng
Đôi khi bạn sẽ không để ý đến âm lượng và ngữ điệu khi tham gia vào một cuộc trò chuyện. Bạn muốn có kỹ năng giao tiếp tốt cần phải kiểm soát được lời nói và âm lượng của mình. Hãy thay đổi phong cách truyền đạt phù hợp với từng nội dung. Bạn hãy trải nghiệm thật nhiều để tích lũy thêm kinh nghiệm cho bản thân và từ đó biết được bản thân mình muốn gì, cần làm gì để cuộc trò chuyện trở nên thoải mái nhất.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách trình bày lưu loát, trôi chảy
Nói chuyện vòng vo, ấp úng, không đúng vào trọng tâm sẽ khiến người nghe cảm thấy nhàm chán và không thoải mái để tập trung vào cuộc trao đổi. Điều này cũng cho thấy rằng bạn thiếu kỹ năng diễn đạt trong giao tiếp. Để có thể trình bày một cách tự tin, lưu loát, bạn nên rèn luyện thêm bằng cách tích lũy vốn từ, tập nói thường xuyên và rèn luyện thêm nhiều kỹ năng cho bản thân.
Để lại khoảng trống cho người nghe lấp đầy
Một cách để bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp chính là không nên nói hết tất cả mọi thứ. Bạn có thể tạm dừng khi đưa ra quan điểm và đối phương sẽ phản hồi lại quan điểm của bạn, cả hai cùng có sự trao đổi để nâng cao kết quả của cuộc trò chuyện.
Cả giao tiếp trực tiếp và giao tiếp trực tuyến, bạn cũng nên tạo ra một khoảng trống để mọi người có thể người nghe có cơ hội lấp đầy cuộc thảo luận. Đôi lúc sẽ có một khoảng thời gian im lặng và bạn cũng có thể ngạc nhiên về những ý kiến mà người khác đưa ra.
Hiểu nhu cầu của người nghe
Khán giả của bạn sẽ tự nhiên quan tâm và tương tác nhiều hơn khi bạn điều chỉnh nội dung trình bày của mình theo nhu cầu của họ. Hãy khơi gợi sự quan tâm của người nghe bằng cách nói chuyện trực tiếp với họ về những vấn đề quan trọng sẽ tự nhiên thu hút mong muốn hiểu và tương tác với thông tin của họ.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách truyền tải thông điệp ngắn gọn
Ngay cả những người nghe được đánh giá là sẽ gắn bó và đồng hành đến cuối cùng cũng sẽ cảm thấy nhàm chán. Giữ cho thông điệp của bạn đơn giản và súc tích sẽ giúp người nghe dễ hiểu và dễ nhớ hơn.
Lựa chọn phương pháp tốt nhất để truyền tải thông điệp của bạn
Nếu thông tin bạn đang truyền đạt không khẩn cấp, hãy xem xét việc gửi email hoặc bản ghi nhớ. Giao tiếp bằng văn bản sẽ giúp đối phương có thêm thời gian để xem lại, suy nghĩ kỹ và đặt câu hỏi tiếp theo. Nó cũng sẽ cung cấp cho họ một bản ghi nhớ hữu ích để tham khảo lại. Ngược lại, nếu thông tin bạn cần truyền đạt và diễn giải chi tiết, hãy lựa chọn trao đổi trực tiếp để đảm bảo chất lượng giao tiếp được tốt nhất.
5 mẹo bổ sung để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn
Bên cạnh những cách trên, nếu bạn đang tìm cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, những mẹo sau đây sẽ giúp bạn thành công bất kể bạn đang ở trong tình huống nào:
Hãy dễ gần: Nếu đồng đội của bạn cảm thấy bị đe dọa hoặc lo lắng rằng bạn có thể phản hồi không tốt, họ sẽ ít có nhu cầu tương tác hoặc kết nối với bạn để tạo ra nhiều thông tin chất lượng.
Kiên nhẫn: Không phải ai cũng giao tiếp theo cùng một cách. Hãy dành thời gian để chắc chắn rằng bạn hiểu người khác và giao tiếp rõ ràng để có thể mang lại lợi ích tốt nhất.
Hãy tự nhận thức: Hãy tự nhìn nhận đúng năng lực của bạn ở thời điểm hiện tại là như thế nào để đưa ra phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt nhất. Bạn cần có thời gian và thực hành nhuần nhuyễn.
Kiểm tra sự hiểu biết: Đừng ngại mời phản hồi hoặc đặt câu hỏi để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm.
Một số lỗi bạn cần tránh khi muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp
Không có sự chuẩn bị trước
Đây là một trong những lỗi không nên xảy ra trong quá trình giao tiếp. Nếu bạn biết trước sắp tới có một cuộc gặp gỡ quan trọng, bạn cần chuẩn bị trước nội dung trò chuyện. Đây là một trong những bước vô cùng cần thiết. Hơn thế nữa, nếu bạn có những cuộc gặp gỡ bất ngờ thì bạn cũng cần có sẵn những mẫu câu giao tiếp cơ bản để duy trì buổi gặp mặt của mình đạt hiệu quả cao.
Trả lời lan man và không đúng trọng tâm
Phần lớn tất cả mọi người đều không muốn duy trì cuộc nói chuyện với những người lan man, vòng vo, không đúng trọng tâm. Vì vậy, để thu hút mọi người trong quá trình giao tiếp và kéo dài cuộc trò chuyện thú vị thì bạn nên học cách giao tiếp ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Không nên trả lời ngập ngừng khi cải thiện kỹ năng giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp, việc bạn liên tục ngập ngừng, ậm ừ và nói câu không lưu loát cho thấy rằng bạn đang thiếu tự tin. Một trong những nguyên nhân cơ bản chính là do bạn chưa có sự chuẩn bị kỹ hoặc tự ti về một số đặc điểm nào đó của bản thân. Điều bạn cần làm đó chính là chuẩn bị kỹ lưỡng và thay đổi tư duy của chính bản thân bạn.
Ngắt lời người khác đang nói một cách đột ngột
Bạn sẽ bị đánh giá là một người có kỹ năng giao tiếp kém nếu bạn có hành động ngắt ngang lời nói của người khác. Đây cũng là một trong những điều tối kỵ khi giao tiếp. Bạn nên lưu ý và không để gặp phải lỗi cơ bản này trong quá trình cải thiện kỹ năng giao tiếp nhé
Chê bai, nói xấu người khác trong quá trình giao tiếp
Không nên chê bai, nói xấu hoặc những chủ đề nhạy cảm trong những cuộc giao tiếp. Việc này thể hiện rằng bạn là người thiếu tế nhị và không lịch sự đối với người đối diện. Tệ hơn nữa đó chính là bạn đang xây dựng một hình ảnh xấu xí trong mắt người đối diện. Nếu câu chuyện xấu bị lan truyền, bạn sẽ vô tình đánh mất một vài mối quan hệ xung quanh mình
Hạn chế nhắc đến vấn đề tôn giáo, chính trị
Đây là một trong những vấn đề nhạy cảm và đôi khi bạn sẽ nhận phải những hậu quả nếu có phát ngôn không chính xác. Vì vậy để buổi giao tiếp trở nên cởi mở và thoải mái nhất, bạn nên tránh những nội dung liên quan đến tôn giáo, dân tộc, chính trị.
Sử dụng âm lượng quá to
Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, trong một cuộc trò chuyện, bạn nên học cách điều chỉnh âm lượng khi nói chuyện. Đôi khi âm lượng quá to hoặc quá nhỏ sẽ gây ra sự khó chịu cho người đối diện. Ngoài ra, tùy theo chủ đề và bối cảnh, bạn nên xem xét, quan sát và điều chỉnh âm điệu ngữ điệu phù hợp và mang đến cảm giác thoải mái cho người nghe.
Có những cử chỉ, hành động thiếu tôn trọng với người nghe
Bạn thường có xu hướng sử dụng quá nhiều hành động thừa thãi trong khi giao tiếp. Ngôn ngữ hình thể rất cần thiết, nhưng hãy lựa chọn hành động và cử chỉ phù hợp. Nó cần thể hiện đúng chuẩn mực và có sự tôn trọng người đối diện.
Không quản lý được cảm xúc khi giao tiếp
Nóng giận, vội vàng, hấp tấp hay vui cười quá mức cũng sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu về bạn. Đây cũng là một trong những lỗi lớn mà nhiều người gặp phải khi không thể kiềm chế được cảm xúc của mình. Lúc này bạn dễ trở nên xấu tính trong cuộc trò chuyện. Điều này khiến cho đối phương nhận định rằng bạn giao tiếp kém và không có khả năng kiểm soát lời nói hành động của mình. Vô hình chung bạn sẽ tạo ra khoảng cách với mọi người xung quanh. Hãy học cách quan sát và suy nghĩ thấu đáo trong mọi việc. Ngoài ra, một thái độ chân thành và để tâm vào câu chuyện sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp rất nhiều.
Trong giai đoạn công nghệ phát triển vượt bậc, yêu cầu về kỹ năng của con người ngày càng cao để thích ứng được với mọi sự thay đổi. Mặc dù đôi lúc bạn cũng có thể dễ dàng rơi vào những thói quen giao tiếp xấu, đặc biệt là khi bạn không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhưng sự thay đổi trong cách giao tiếp của một cá nhân có thể mở ra cơ hội cho sự thay đổi trong quá trình hoàn thiện bản thân. Xây dựng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả cần có thời gian, nhưng nếu bạn có sự quyết tâm và kiên trì sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu của mình. Chúc bạn thành công.
