Để tăng cường hiệu suất làm việc thì việc quản lý thời gian chính là “bí kíp” mà nhiều nhà quản trị, người thành công cần có. Để sử dụng kỹ năng này một cách thông minh, khoa học mời bạn tham khảo mô hình 5A trong quản lý thời gian. The Dewey Schools sẽ giới thiệu thông tin chi tiết giúp bạn có thể phân bổ công việc theo lịch trình hợp lý nhất.
Quản lý thời gian là cách để tăng cường hiệu suất làm việc
Quản lý thời gian là cách để tăng cường hiệu suất làm việc, cân bằng cuộc sống và đạt được sự thành công trong nghề nghiệp và lĩnh vực cá nhân. Quản lý thời gian mang đến nhiều hiệu quả bất ngờ giúp tăng hiệu suất làm việc của cá nhân và tập thể:
- Giảm căng thẳng trong công việc cá nhân hay quản lý công việc tập thể
- Tăng hiệu quả làm việc, năng suất của cá nhân và tập thể
- Mang đến niềm vui trong công việc, làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
- Tăng quỹ thời gian riêng tư cho bản thân
- Mang lại thu nhập tốt hơn cho bản thân và tập thể
Tham khảo: Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Tại sao phải quản lý thời gian?
Mô hình 5A trong quản lý thời gian
Mô hình quản lý thời gian 5A là phương pháp hay để quản lý và sử dụng thời gian khoa học, hiệu quả. Ứng dụng mô hình này là tập trung và việc xác định và đạt được mục tiêu công việc một cách chính xác. Cụ thể:
Giới thiệu về mô hình 5A
Mô hình 5A trong quản lý thời gian là mô hình quản lý gồm 5 chữ A là Aware – Nhận biết, Analyse – Phân tích, Attack – Loại bỏ sự ảnh hưởng , Assign – Lập thứ tự ưu tiên, Arrange – Lập kế hoạch. Trong đó:
- Aware – Nhận biết: Nguyên tắc đầu tiên khi thực hiện mô hình 15A là Aware – Nhận biết xác định mục tiêu và công việc quan trọng cần làm cũng như tầm quan trọng của chúng. Từ đó chúng ta xác định ưu tiên và phân bổ thời gian cho từng việc một cách hiệu quả.
- Analyse – Phân tích: Việc Analyse – Phân tích là bước quan trọng tiếp theo khi thực hiện một công việc. Cần phân tích quy trình thực hiện công việc bao gồm xác định các giai đoạn, công việc nhỏ, ước lượng thời gian hoàn thành cho giai đoạn và công việc đó. Phân tích giúp mỗi người có cái nhìn tổng quan về công việc và thời gian thực hiện cho từng phần và cho cả quá trình.
- Attack – Loại bỏ sự ảnh hưởng: Quá trình thực hiện cần loại bỏ các yếu tổ ảnh hưởng tiêu cực sau khi nhận biết và phân tích công việc. Nguyên tắc này bao gồm việc loại bỏ những công việc không cần thiết, đồng thời ứng dụng các cách tạo ra môi trường làm việc tối ưu để giảm thiểu lãng phí thời gian.
- Assign – Lập thứ tự ưu tiên: Tiếp đến bạn cần lập thứ tự ưu tiên công việc để đảm bảo việc quan trọng nhất hoàn thành trước. Assign – Lập thứ tự ưu tiên giúp tăng cường hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra.
- Arrange – Lập kế hoạch: Trong mô hình 5A, nguyên tắc cuối cùng cần thực hiện là Arrange – Lập kế hoạch để sắp xếp thực hiện công việc. Chúng ta cần xác định tài nguyên, thời gian, phương pháp phù hợp để xây dựng lịch trình, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Mô hình 5A trong quản lý thời gian là phương pháp quản lý và sử dụng thời gian khoa học
Lợi ích khi sử dụng mô hình 5A trong quản lý thời gian
Tính hiệu quả của mô hình quản lý thời gian 5A đã được khẳng định bởi các trải nghiệm trên thực tế. Sử dụng mô hình 5A mang đến nhiều lợi ích cho cá nhân và tập thể:
- Tăng hiệu suất làm việc của cá nhân và tập thể: Quản lý thời gian là cách hay giúp cá nhân, tập thể tập trung vào công việc ưu tiên hay quan trọng. Từ đó tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu suất làm việc riêng và chúng. Thông qua việc quản lý thời gian chúng ta có thể tận dụng tối đa thời gian có một cách hiệu quả và tránh lãng phí thời gian vào các hoạt động không liên quan.
- Giảm căng thẳng: Khi có quá nhiều công việc cùng lúc mà không có sự sắp xếp hợp lý bạn dễ cảm thấy căng thẳng và stress vì áp lực thời gian. Khi chúng ta có kế hoạch, quản lý gian sẽ tránh được việc bị đuổi theo hay cố gắng bắt kịp thời gian. Từ đó bạn sẽ có cảm giác thư thái, tinh thần tích cực giúp quá trình làm việc trở nên thoải mái và hiệu quả hơn.
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Quản lý thời gian là cách tuyệt vời để cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn để có thời gian cho những hoạt động cá nhân. Từ đó chúng ta có thể duy trì cuộc sống vui vẻ, thoải mái, lành mạnh và hạnh phúc hơn.
- Tiết kiệm thời gian: Quản lý thời gian là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian, tổ chức công việc hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ đặc biệt, sử dụng các công cụ hỗ trợ hiệu quả. Bạn có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ những hoạt động không cần thiết để tập trung vào những việc quan trọng.
- Đạt được mục tiêu và tự chủ: Quản lý thời gian là cách hiệu quả để đạt được mục tiêu và tự chủ trong cuộc sống.
Có thể phụ huynh quan tâm: Kỹ năng hợp tác là gì? Cách rèn luyện cho học sinh tiểu học
Một số mô hình quản lý thời gian hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng giúp chúng ta có thể sắp xếp công việc, cuộc sống khoa học và hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số mô hình quản lý thời gian hiệu quả mời bạn tham khảo nếu chúng ta chưa xây dựng được phương pháp, kế hoạch cho riêng mình.
Mô hình quản lý thời gian Eisenhower
Mô hình quản lý thời gian Eisenhower là mô hình quản lý theo tính chất công việc có 2 đặc tính chủ yếu gồm tính quan trọng và tính khẩn cấp. Mô hình này được đặt tên và sáng tạo theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Eisenhower là công cụ giúp loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không tốt cho thực hiện mục tiêu để tăng hiệu quả công việc.
Cách áp dụng mô hình Eisenhower
Ma trận Eisenhower có phương thức áp dụng khá đơn giản, chỉ cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm bao gồm quan trọng và không quan trọng. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ theo 4 cấp độ như sau:
- Nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp – cấp độ 1: Các công việc được xếp vào nhóm cấp độ 1 bao gồm việc khẩn cấp xảy ra không báo trước (họp đột xuất, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại, bệnh tật…), các công việc quan trọng đoán trước (đám cưới, sinh nhật người thân, họp định kỳ…), các công việc trì hoãn tới hạn cuối (báo cáo tháng, bài luận, bài phát biểu…)
- Nhiệm vụ quan trọng, không khẩn cấp – cấp độ 2: Công việc, nhiệm vụ thuộc cấp độ 2 là những việc không gấp nhưng tích lũy dần để đạt được mục tiêu hiệu quả. Nếu bạn dành nhiều thời gian cho công việc cấp độ 2 thì sẽ quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nếu đang thực hiện nhiệm vụ cấp độ 2, nhưng việc cấp độ 1 xuất hiện hãy ưu tiên thực hiện việc này.
- Nhiệm vụ không quan trọng, khẩn cấp – Cấp độ 3: Nhiệm vụ cấp độ 3 thường là việc xuất hiện đột ngột và làm bạn bị bối rối. Đây là những việc cần tìm cách giải quyết càng sớm càng tốt hoặc từ chối khéo vì nó không đóng góp cho kết quả và mục tiêu của bạn.
- Nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp – Cấp độ 4: Đây là những việc chúng ta cần cắt giảm tối đa để không sử dụng thời gian làm ảnh hưởng đến quỹ thời gian chung. Những việc này thường tiêu tốn thời gian nhưng không mang lại lợi ích nên cần cân nhắc xem có cần thiết phải làm không.
Mô hình quản lý thời gian Eisenhower
Phân chia thời gian thực hiện mô hình Eisenhower
Các phân chia thời gian hợp lý cho 4 cấp độ nhiệm vụ, công việc theo cách sắp xếp trên như sau:
- Nhiệm vụ cấp độ 1: Nhiệm vụ cấp độ 1 nên sắp xếp chiếm 15 – 20% thời gian
- Nhiệm vụ cấp độ 2: Nhiệm vụ cấp độ 2 nên sắp xếp chiếm 60 – 65% thời gian
- Nhiệm vụ cấp độ 3: Nhiệm vụ cấp độ 3 nên sắp xếp chiếm 10 – 15% thời gian
- Nhiệm vụ cấp độ 4: Nhiệm vụ cấp độ 4 nên sắp xếp chiếm < 5% thời gian
Mô hình quản lý thời gian SMART
Peter Drucker – cha đẻ của quản lý hiện đại, là người đưa ra mô hình quản lý thời gian SMART hay còn gọi là nguyên tắc SMART. Nguyên tắc này ban đầu hướng đến các tổ chức, doanh nghiệp, nhưng hiện nay đã được áp dụng rộng rãi trong tự quản cá nhân.
SMART là từ viết tắt của các từ sau:
- S – Specific – Cụ thể: S – Specific là cụ thể hóa các hành động để đạt được mục tiêu đã đặt ra
- M – Measurable – Đo lường: M – Measurable là sử dụng thước đo cho các công việc và mục tiêu đã đặt ra
- A – Achievable – Tính khả thi: A – Achievable là xác định mức độ khả thi của mục tiêu đã đặt ra
- R – Relevant – Tính tương quan: R – Relevant là xác định các công việc phải liên quan mật thiết hoặc phục vụ cho quá trình thực hiện mục tiêu đã đặt ra
- T – Time-related – Thời gian thực hiện: T – Time-related là thực hiện phân chia thời gian cho các công việc hợp lý
Mô hình quản lý thời gian SMART
Mô hình quản lý thời gian Pomodoro
Pomodoro (Pomodoro Technique) là mô hình quản lý thời gian sáng tạo bởi Francesco Cirillo – nhà quản lý người Ý. Pomodoro theo tiếng Ý nghĩa là quả cà chua, kỹ thuật này khá đơn giản như sau: Khi nhận nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ cần chia thành các nhiệm vụ nhỏ để hoàn thành trong thời gian ngắn. Xen kẽ trong các khoảng thời gian làm việc sẽ là giai đoạn nghỉ ngắn. Đây là cách để tự huấn luyện tập trung làm việc trong thời gian ngắn với các thời hạn nhưng vẫn thường xuyên được nghỉ ngơi để nạp năng lượng.
Pomodoro giúp bạn cải thiện sự tập trung, cải thiện năng suất làm việc rõ rệt, củng cố quyết tâm đạt mục tiêu, ước lượng chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và cân bằng cuộc sống. Bên cạnh đó đây là kỹ thuật có thể được sử dụng với bất cứ ai như sinh viên, giáo viên, phụ huynh, nhà văn, nhà quản lý…
Mô hình quản lý thời gian 9 ô vuông
Mô hình quản lý thời gian 9 ô vuông hay nhật ký phong cách cửu cung có nghĩa là thực hiện chia 1 ngày thành 9 ô vuông. Trong ô vuông ở giữa là ngày tháng và thời tiết, 8 ô vuông xung quanh là các mục tiêu và kế hoạch đề ra.
Mỗi buổi sáng, chúng ta thực hiện viết ra những việc cần làm, cuối ngày sẽ tổng kết những việc đã hoàn thành trước khi đi ngủ. Đây là thói quen tốt giúp bạn theo dõi, kiểm soát và thực hiện kế hoạch cần làm một cách hiệu quả hơn
Quản lý thời gian là một trong những tuyệt chiêu mang tính khoa học giúp cho việc phân bổ, thực hiện công việc theo lịch trình hợp lý. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện chúng ta cần tránh một số sai lầm như sau:
- Không đặt mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu giúp chúng ta định hướng rõ ràng cho việc hoàn thành công việc, con đường sự nghiệp và để quản lý thời gian hiệu quả. Xác định rõ mục tiêu liên quan đến việc dành thời gian cho việc chính, những việc gây xao lãng. Bạn nên đặt mục tiêu theo quy tắc SMART.
- Không lên danh sách việc cần làm: Hãy lên list những việc cần làm để kiểm soát công việc dễ dàng, danh sách càng chi tiết việc xử lý công việc và quản lý thời gian càng đạt hiệu quả tốt hơn.
- Không xác định mức độ ưu tiên: Trong danh sách cũng nên chia thành cấp độ ưu tiên cho các việc cần hoàn thành. Theo danh sách chúng ta sẽ dành thời gian cho việc thực sự quan trọng và cấp bách. Trong đó việc quan trọng giúp bạn đạt mục tiêu, việc cấp bách cần làm từ thời để sớm đạt mục tiêu đặt ra.
- Làm nhiều việc cùng lúc: Làm nhiều việc cùng lúc là vấn đề thường xuyên xảy ra đối với người bận rộn. Tuy nhiên trên thực tế cách làm này sẽ khiến bạn mất thêm 20 – 40% thời gian so với việc làm từng việc một. Vì vậy nên đưa ra danh sách việc ưu tiên để hoàn thành từng công việc sẽ đạt kết quả và chất lượng tốt hơn.
- Dễ bị xao lãng: Sự phân tâm dễ khiến chúng ta mất nhiều thời gian cho những việc không liên quan, không mang lại kết quả cho mục tiêu đặt ra. Hãy giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng như lướt mạng, nói chuyện không liên quan đến công việc…
- Nhận quá nhiều việc: Nhận quá nhiều công việc cùng lúc là 1 nguyên nhân khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, căng thẳng, áp lực. Vì vậy trước khi nhận một công việc nào đó bạn cần xác định có phù hợp với mục tiêu, mục đích làm việc không, có thời gian để thực hiện không và có phải là người làm việc này tốt nhất không.
Mô hình quản lý thời gian PDCA
Mô hình quản lý thời gian PDCA được đề xuất lần đầu tiên bởi chuyên gia quản lý về chất lượng Tiến sĩ Walter Andrew Shewhart – Hoa Kỳ. Mô hình PDCA là từ viết tắt của Plan – Kế hoạch, Do – Thực hiện, Check – Kiểm tra và Action – Hành động.
Tức là, trong các hoạt động chúng ta cần xây dựng cho mình một kế hoạch thực hiện (Plan), sau đó thực hiện kế hoạch đã đề ra (Do), tiếp tục thực hiện việc kiểm tra thực hiện kế hoạch (Check) và tiến hành các hành động phù hợp để điều chỉnh kết quả tốt nhất (Do)
Mô hình quản lý thời gian PDCA
Áp dụng mô hình 5A trong quản lý thời gian là phương pháp hữu ích đã được đánh giá trong thực tiễn mang lại hiệu quả tốt. Sử dụng mô hình này giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc và tạo sự cân bằng cho cuộc sống và công việc. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp bạn đạt được sự thoải mái, thư giãn, hạnh phúc và thành công. Cùng The Dewey Schools áp dụng mô hình vào cuộc sống hàng ngày để cảm nhận hiệu quả mà nó mang lại nhé.
