Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm cách nào để bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả nhất? Cùng The Dewey Schools giải đáp ngay nhé!
06 việc làm giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những dạng kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn không biết cách sắp xếp thời gian một cách cụ thể và chi tiết, bạn sẽ thường xuyên trong trạng thái rượt đuổi thời gian, cuộc sống sẽ luôn xoay vòng và mệt mỏi. Dưới đây, The Dewey Schools sẽ giúp bạn bật mí 6 kỹ năng quản lý thời gian là gì để bạn có thể tham khảo và áp dụng.
>>Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian giúp trẻ học tập và vui chơi hiệu quả hơn
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Xác định mục tiêu
Việc xác định được mục tiêu của bản thân là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất. Nếu như bạn có thể xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Liệt kê những việc cần làm
Khi đã xác định xong mục tiêu chính, việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê những công việc phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình.
Lời khuyên mà The Dewey Schools đưa ra cho bạn là hãy lập ra 1 bảng cụ thể để sau khi hoàn thành xong một công việc nhỏ thì bạn hãy đánh dấu vào bên cạnh để không mất nhiều thời gian nhớ lại mình đã làm được những gì.
>>Xem thêm: Kỹ năng sống là gì? Vì sao lại quan trọng đối với học sinh?
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm, tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn rồi tiếp tục làm các công việc còn lại. Làm như vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc của mình.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Hãy tổng kết lại công việc
Bạn nên luyện tập thói quen tổng kết lại công việc vào mỗi cuối ngày. Lúc này sau khi đã hết một ngày, bạn cần ngồi lại để xem những gì đã làm được và chưa làm được, thời gian tiêu tốn vào những việc đó là bao nhiêu? Có thực sự hiệu quả hay không. Việc này giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian bạn dành cho công việc đó có khoa học và hợp lý không để từ đó rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Tập trung vào công việc của mình
Một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất là hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi làm một việc gì đó bạn cần dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ cho công việc đó. Việc này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
>>Xem thêm: Tầm quan trọng của định hướng phát triển nghề nghiệp
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Không ngừng học hỏi
Hãy thường xuyên tham gia những khóa học ngắn về kỹ năng mềm, hoặc một vài cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,… hoặc thường xuyên đọc sách để giúp nâng cao kiến thức cho bản thân. Có thể khi mới bắt đầu việc này có chút khó khăn tuy nhiên nếu như bạn biết sắp xếp quỹ thời gian một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình nhiều hơn.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn tăng khả năng tập trung
Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.
Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn giảm bớt áp lực
Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là cách quản lý thời gian hiệu quả. Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
>>Xem thêm:[Cập Nhật 2023] Điểm số không phản ánh đầy đủ năng lực học sinh
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thêm thời gian rảnh rỗi
Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích. Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn hạn chế thói quen xấu
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn không mất quá nhiều công sức
Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?
Các phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Vậy những phương pháp cần có để quản lý thời gian là gì? Muốn quản lý thời gian hiệu quả, The Dewey Schools khuyên bạn hãy chú ý đến 4 phương pháp dưới đây:
Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng cho công việc
Sự phân tâm sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian mỗi ngày. Những việc khiến bạn phân tâm, tiêu tốn thời gian có thể là: lướt web, chơi game, nói chuyện…
Bạn hãy tắt bớt một số những tab không liên quan đến công việc, ngừng nói chuyện khi cần tập trung vào công việc.
Không ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc nếu muốn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Việc ôm đồm quá nhiều công việc sẽ khiến bạn lâm vào tình trạng khủng hoảng, không biết bắt đầu việc nào trước. Lúc này sẽ rất dễ gây ra tình trạng stress, suy sụp tinh thần dẫn đến giảm hiệu suất của công việc.
Trước khi bắt đầu làm một công việc nào đó bạn cần phải trả lời được 3 câu hỏi sau:
- Thứ nhất, bạn có phù hợp với công việc này không?
- Thứ hai, bạn có thời gian để làm việc này không?
- Thứ ba, yêu cầu công việc này có đúng với mục tiêu của bạn không?
Hãy chỉ bắt tay vào công việc này nếu như câu trả lời của bạn là “được” với 3 câu hỏi nêu trên. Còn nếu câu trả lời là “không” thì hãy mạnh dạn từ chối ngay công việc đó.
Sử dụng công nghệ để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Hãy lựa chọn cho mình một công cụ quản lý thời gian và theo dõi công việc hiệu quả nhất. Phần mềm công việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho họp hành, báo cáo hay các đơn từ hành chính. Đây cũng là một cách quản lý con người được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Dành thời gian để giải lao
Hãy để cho bộ não của mình có thời gian để giải lao. Đừng bao giờ làm việc liên tục trong 8-10 giờ đồng hồ mà không ngừng nghỉ kể cả khi bạn đang bị deadline thúc ép. Bộ não của bạn cũng cần phải được nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động. Hãy dành cho mình một chút thời gian giải lao trong ngày. Việc giải lao đúng cách vừa giúp bạn có được thời gian nghỉ ngơi quý giá từ đó đầu óc được nghỉ ngơi sẽ giúp bạn tư duy sáng tạo và làm việc có hiệu quả hơn.
Một số tips nhỏ để bản nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Hiểu rõ được cách vận hành của thời gian sẽ giúp bạn làm chủ được nó. Tuy nhiên, nếu thấy kỹ năng quản lý thời gian và phương pháp thực hiện là chưa đủ, bạn sẽ cần một số mẹo nhỏ dưới đây để tối ưu cách sử dụng thời gian.
Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” được cho là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn cũng như có phương pháp giải quyết vấn đề phù hợp.
Để nắm rõ được sự khác biệt này bạn cần phải phân biệt được đâu là công việc quan trọng và đâu là công việc khẩn cấp.
Lập kế hoạch hiệu quả
Để công việc hoàn thành tốt nhất và nâng cao Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, tiết kiệm thời gian bạn cần phải lập kế hoạch hiệu quả.
Để lập kế hoạch hiệu quả bạn cần tuân theo các bước sau:
- Đặt ra được mục tiêu lớn nhất.
- Xác định được các nhiệm vụ cần làm để đạt được mục tiêu.
- Chuẩn bị cho mình các tài nguyên, tài nguyên ở đây có thể là kỹ năng, kiến thức, chuyên môn cần có để xử lý công việc.
- Lên lịch trình cụ thể và tính toán được thời gian
- Xác định được phương pháp theo dõi.
- Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”
Quản lý căng thẳng
Áp lực và stress trong công việc sẽ khiến tinh thần của bạn bị ảnh hưởng. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất cũng như chất lượng công việc của bạn. Nếu biết cách quản lý căng thẳng sẽ giúp bạn không bị rơi vào tình trạng stress lâu dài và mất kiểm soát trong công việc. Căng thẳng kéo dài sẽ gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe thể chất cũng như tinh thần của bạn. Hãy học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng, lo lắng để nâng cao hiệu suất công việc.
Đối phó với kẻ cắp thời gian
Kẻ cắp thời gian tồn tại xung quanh cuộc sống, kẻ cắp thời gian có thể là: việc cá nhân trong giờ, khách hàng hỏi chuyện, đồng nghiệp hỏi chuyện, bạn bè nhắn tin, những cuộc điện thoại vô bổ…
Vậy làm thế nào để đối phó với kẻ cắp thời gian?
- Đầu tiên bạn cần phải xác định được rõ ràng đâu là những kẻ ăn cắp thời gian của bạn. Tiếp theo lên kế hoạch để loại bỏ những kẻ cắp thời gian này ra khỏi cuộc sống.
- Loại bỏ được những điều này bạn sẽ lấy lại và kiểm soát được thời gian của mình một cách hiệu quả.
Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian theo phương pháp 4D như nào? Trước tiên ta cần tìm hiểu về phương pháp 4D. 4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
- Do: Làm ngay công việc trước mắt
- Dump: Loại bỏ ngay những công việc vô nghĩa
- Delegate: Giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
- Defer: Nếu bạn chưa thể làm được việc này ngay bây giờ thì hãy ghi vào sổ tay và lên kế hoạch để thực hiện việc đó.
Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Nguyên tắc này có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Con số 80-20 không phải con số tuyệt đối, tuy nhiên phương pháp này muốn nhấn mạnh cho chúng ta thấy rằng sự phân phối không đồng đều giữa những thứ trong cuộc sống. Nếu biết cách áp dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
Phương pháp 40-30-30-10 sẽ giúp bạn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Phương pháp 40-30-30-10 cũng là một phương pháp được rất nhiều người áp dụng để quản lý thời gian.
Phương pháp 40-30-30-10 sẽ được sử dụng như sau:
- 40%: Thời gian cho công việc quan trọng nhất
- 30%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ hai
- 20%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ ba
- 10%: Thời gian để bạn kết hợp mọi công việc
Nhìn vào quy tắc này bạn chắc hẳn sẽ đưa ra được lựa chọn hợp lý nhất cho mình.
Thời gian là thứ hàng hóa giá trị nhất bạn cần sử dụng hợp lý
Chắc hẳn bạn cũng thường ước ao “Giá như một ngày có 48 tiếng đồng hồ thì tốt biết bao.” Quả đúng là như vậy, trong tất cả những nguồn lực mà người quản lý sử dụng thì thời gian được coi là nguồn lực quý giá nhất. Nếu như không biết quản lý và kiểm soát thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn đối với việc quản lý những thứ khác.
Kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn đến với thành công. Qua bài viết trên đây The Dewey Schools hi vọng rằng bạn sẽ biết cách quản lý thời gian của mình một cách hợp lý để đạt được kết quả tốt trong công việc cũng như có thêm thời gian cho bạn bè, gia đình và người thân. Đừng quên chia sẻ nếu thấy bài viết hữu ích nhé.