Trong thời đại 4.0, ngoài kiến thức chuyên môn, bạn phải trau dồi thêm kỹ năng làm việc. Một số kỹ năng cơ bản nên biết là kỹ năng quản lý chi tiêu, quản lý công việc, giao tiếp, teamwork… Trong đó, kỹ năng quản lý thời gian cũng là một kỹ năng thiết yếu. Tại sao lại cần có kỹ năng này? Cùng The Dewey Schools tìm hiểu nha!
Tại sao phải quản lý thời gian?
Tăng quỹ thời gian hằng ngày
Quản lý thời gian giúp bạn tập trung hơn với các mục tiêu đã đề ra, hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và cân bằng cuộc sống. Sử dụng thời gian hiệu quả giúp bạn tăng quỹ thời gian hằng ngày, dành thời gian nhiều hơn cho bản thân, gia đình hay các công việc khác. Bạn có nhiều thời gian để gắn kết hơn các mối quan hệ và theo đuổi những sở thích mới.
Cải thiện sự tự tin và năng lượng làm việc
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp mọi việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Khi bạn kiểm soát được thời gian của mình, bạn sẽ trở nên tự tin và có năng lực hơn, bạn sẽ không còn cảm thấy quá tải, căng thẳng và thất vọng về bản thân mình. Quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu và đúng thời gian dự kiến.
Một trong những lợi ích của việc quản lý thời gian là tiếp cho bạn năng lượng và động lực lớn hơn. Khi bạn có nhiều năng lượng, bạn sẽ tập trung hơn và làm việc hiệu quả lâu hơn. Khi bạn làm việc lâu và chăm chỉ trong một thời gian dài, mức năng lượng của bạn có thể giảm xuống và khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, bạn sẽ dễ bị choáng ngợp và bắt đầu trì hoãn. Việc quản lý thời gian tốt giúp bạn quản lý mức năng lượng và năng suất làm việc của mình.
>>Xem thêm: Bí kíp rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho học sinh tự tin và thành công
Giảm căng thẳng và mệt mỏi trong công việc
Quản lý thời gian làm giảm mức độ căng thẳng và mệt mỏi trong công việc. Quản lý thời gian cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn trong khoảng thời gian mà bạn đặt ra. Nếu bạn biết cách sắp xếp thời gian, bạn sẽ không cảm thấy quá tải hay chán nản với công việc bạn làm hay thậm chí là muốn từ bỏ dù công việc chưa hoàn thiện. Bạn sẽ hoàn thành các mục tiêu một cách nhanh chóng hơn, thoải mái hơn và nâng cao chất lượng công việc. Quản lý thời gian hợp lý giúp bạn hình dung công việc, không cần lo lắng mình sẽ bỏ sót công việc nào. Từ đó, bạn có thời gian nghỉ ngơi và ăn uống đầy đủ, cung cấp nhiều năng lượng và giúp bạn tỉnh táo hơn.
Tăng hiệu suất làm việc
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tăng năng suất làm việc và hoàn thành nhiều công việc hơn. Quản lý thời gian giúp bạn hình dung rõ mục tiêu cần thực hiện và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết. Nhờ đó, bạn có thể nhận biết được thứ tự công việc, tập trung hơn và có nhiều thời gian hơn để đạt được những kết quả tốt hơn.
Cải thiện chất lượng công việc
Quản lý thời gian đúng cách cho phép bạn phân bổ thời gian phù hợp cho từng công việc, không bị chồng chéo công việc hay không cần phải gấp rút thực hiện các công việc bị bỏ quên. Bạn có đủ thời gian cho những dự án cá nhân và nhận được nhiều cơ hội hơn. Quản lý thời gian cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc, tập trung toàn lực thực hiện và nâng cao chất lượng công việc, giúp bạn kiểm soát những nhiệm vụ đã đề ra.
>>Xem thêm: Khối 3 học về tiền tệ và cách quản lý tài chính cá nhân
Nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu quả
Bạn đã bao giờ thử tính xem mình đã phí phạm bao nhiêu thời gian trong một ngày, một tuần, thậm chí trong cả cuộc đời mình chưa. Hay có bao giờ bạn ước một ngày có 48 giờ để làm tốt công việc của mình. Có rất nhiều người giống bạn, chỉ lo lo rượt đuổi thời gian mà do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. CareerLink.vn sẽ chia sẻ cũng bạn những lí do khiến việc quản lý thời gian không đạt hiệu quả như bạn mong muốn.
Làm việc không có kế hoạch
Mỗi chúng ta đều hiểu được việc lên kế hoạch làm việc cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho công việc của chính mình. Nếu bạn không có một kế hoạch cụ thể thì sẽ dễ lặp đi lặp lại các thao tác để thực hiện một công việc nhiều điều hay sa đà vào các công việc không có mục đích, từ đó làm mất thời gian quý giá. Làm việc không có kế hoạch còn là lí do khiến bạn trì hoãn thực hiện các công việc quan trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng một kế hoạch làm việc tốt là điều quan trọng giúp bạn quản lý hiệu quả thời gian của mình.
>>Xem thêm: Làm chủ kỹ năng thế kỷ 21 với phương pháp học Experiential learning tại Dewey
Sa đà vào các công việc không quan trọng
Mỗi người chúng ta đều có rất nhiều nhu cầu muốn đạt được, tuy nhiên không phải tất cả những nhu cầu, công việc này đều cần thiết như nhau. Một người không quản lý được thời gian sẽ không biết phân biệt và sắp xếp các mong muốn, dự định của mình để có thể làm được nhiều việc nhất có thể. Và do đó, họ thường mất nhiều thời gian hơn cho những công việc không cần thiết, thậm chí có thể không còn thời gian cho các việc quan trọng.
Không ngăn nắp
Khi bàn làm việc của bạn là tổ hợp của giấy tờ, đồ ăn vặt hay bất cứ đồ dung không cần thiết nào thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gian để tìm kiếm những giấy tờ và đồ dùng cần thiết vào đúng thời điểm quan trọng. Bên cạnh đó, việc sắp xếp nơi làm việc không ngăn nắp còn khiến cho bạn mất thoải mái và hứng thú để làm việc do tốc độ làm việc chậm lại và mất nhiều thời gian cho những việc không cần thiết.
Không biết nói “Không”
Một người không biết nói không luôn là những người nhận cho mình rất nhiều công việc, thậm chí không tính toán đến khả năng có thể hoàn thành chúng. Chúng ta thường xuyên phải giao tiếp, phối hợp với nhau trong quá trình làm việc, do đó giúp đỡ nhau là chuyện nên làm và cần phải làm. Tuy nhiên, chúng ta cũng có những công việc cần phải hoàn thành theo kế hoạch, không thể trì hoãn được. Nếu nhận thêm những công việc được nhờ và thì chúng ra có thể không thực hiện tốt việc của chính mình.
Tốn thời gian vào các việc vô bổ
Những email không liên quan đến công việc, buôn chuyện với đồng nghiệp, chơi trò chơi hay lướt mạng xã hội có thể chiếm của bạn một quỹ thời gian không hề nhỏ. Bạn thực sự cần biết mình đi làm vì điều gì và cần phải làm gì để làm tốt công việc được giao chứ không phải phí thời gian một cách vô ích. Vậy nên hãy tập cho mình thói quen tập trung tối đa vào công việc và dành các công việc cá nhân vào giờ nghỉ trưa hay thời gian rảnh rỗi.
Làm nhiều việc cùng lúc
Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả khi làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên sự thật là nếu làm mọi việc cùng một lúc nghĩa là bạn sẽ mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Thậm chí như vậy chất lượng công việc cũng không đạt như bạn mong muốn, dễ gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Hay trì hoãn
Công việc của ngày hôm nay những vì nhiều lí do khác nhau mà bạn trì hoãn hết ngày này đến ngày khác. Vậy nếu sếp đột xuất yêu cầu kiểm tra hoặc muốn bạn báo cáo kết quả công việc thì sẽ ra sao. Hãy có trách nhiệm hơn với công việc và hoàn thành chúng nhanh, hiệu quả nhất có thể. Bạn sẽ có thời gian cho các công việc khác quan trọng hơn.
Những nguyên nhân tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là những kẻ đánh cắp thời gian đáng sợ nhất. Hi vọng những điều CareerLink.vn sẽ chia sẻ sẽ giúp bạn phần nào trong việc quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Chúc bạn thành công.
Quản lý thời gian có thật sự khó?
Quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và năng suất. Khi sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ có cái nhìn khái quát hơn về những mục tiêu đã đề ra, dễ dàng theo dõi và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Hãy cùng theo dõi những mẹo sau để cải thiện việc quản lý thời gian.
Lên kế hoạch làm việc sớm
Đầu tiên, bạn cần lên danh sách trình bày chi tiết các công việc bạn phải hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Tiếp đó, bạn cần đặt mục tiêu công việc cũng như các mốc thời gian hoàn thành mục tiêu. Bạn có thể lập kế hoạch theo tuần, theo tháng để dễ dàng hình dung và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch.
Việc lập danh sách những công việc cần làm từ sớm giúp bạn linh hoạt hơn khi hoàn thành nhiệm vụ, có thể chủ động hơn với các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra những chiến lược khi không hoàn thành được mục tiêu đã đặt trước đó. Thêm vào đó, bạn cũng có thêm nhiều thời gian để chuẩn bị và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Hãy xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ trong danh sách công việc bạn cần phải hoàn thành, sắp xếp mức độ ưu tiên và tập trung nỗ lực hoàn thành công việc. Công việc được sắp xếp theo thứ tự giúp bạn xây dựng kế hoạch làm việc tốt hơn và tránh trì hoãn hay hoàn thành công việc không đúng tiến độ. Bạn cũng có thể chia nhỏ nhiệm vụ để thực hiện. Điều này có thể thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và thoải mái hơn.
Tập trung vào công việc
Quản lý thời gian thích hợp cho phép bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Việc phân chia nhiệm vụ thành các mốc thời gian có thể giúp bạn không phải lo lắng về quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc vì bạn biết mình đã lên kế hoạch cho từng việc. Việc quản lý thời gian này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết, tránh xao nhãng hay làm khác đi những mục tiêu ban đầu. Bạn tập trung hơn, đầu tư thời gian và năng lượng của mình nhiều hơn nhằm tạo ra kết quả tốt nhất cho công việc. Thông thường, những người tập trung thực hiện nhiệm vụ thường hoàn thành nhanh hơn và với chất lượng cao hơn những người làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Cách lập thời gian biểu hàng ngày một cách hợp lý
Có nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau phụ thuộc vào từng người lập và công việc của người ấy. Đối với người đi học, sẽ có một mẫu thời gian biểu khác so với những người đang đi làm. Tuy nhiên, đối với thời gian biểu nào cũng tuân thủ theo những quy tắc nhất định, chẳng hạn thời gian nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân…
Bước 1: Liệt kê công việc cần làm trong ngày và trong tuần
Liệt kê tất cả danh sách các công việc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thể dục… để làm được điều này bạn cần có kỹ năng tổ chức sự kiện công việc và hiểu rõ.
Bạn sẽ sử dụng một quyển sổ tay để ghi lên những công việc mỗi ngày làm. Mục đích này sẽ giúp bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt. Cụ thể bạn sẽ ghi những công việc cần làm trong ngày, ghi rõ công việc cụ thể.
Bước 2: Phân chia thời gian
Sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian cho chúng một cách hợp lý, ưu tiên công việc nào quan trọng, dành nhiều thời gian và ngược lại. Sau khi bạn điền được những công việc, nhiệm vụ thì việc phân chia thời gian sẽ hơi phức tạp một chút. Bạn có thể bắt đầu bằng việc, phân chia thời gian ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng nhất thì làm trước, nhiệm vụ nhất định phải hoàn thành bạn nên đánh dấu sao hoặc dấu chấm than.
Còn nếu bạn đang nên kế hoạch cho cả một tuần thì hãy lên một bảng thời gian biểu danh sách những nhiệm vụ hàng tuần. Các nhiệm vụ hàng ngày cho tuần.
Ví dụ về mẫu lập thời gian biểu cá nhân cho 1 ngày của một người đi làm: Tổng – 24h/ngày
– 8h ngủ
– 9h đi lại và làm việc
– 1h thời gian ăn uống
– 30 phút cho việc tập thể dục
– 2h cho việc nghỉ trưa và giải trí
– 30 phút dành cho bạn bè
– 3h cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đình…
Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên nên liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ nên liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.
Bước 3: Ghi tất cả việc cần làm và nhớ nó một cách chính xác
Ghi danh sách công việc cần làm vào tờ giấy và ghi thời gian tương ứng, đối với công việc nào hoàn thành, bạn có thể dùng bút đánh dấu lại hoặc vẽ thời gian biểu cho tiện theo dõi. Sau mỗi ngày bạn cần kiểm tra lại xem mình thực hiện có đúng theo lịch trình ấy chưa, hoặc lịch trình như vậy có hợp lý không, để có sự điều chỉnh một cách hợp lý. Cuối tuần và cuối tháng, nên có một khoảng thời gian đánh giá lại hiệu quả và đề ra những mục tiêu mới cho bản thân.
Bước 4: Rà soát, tuân thủ thời gian biểu chặt chẽ
Mọi thời gian biểu dù có được chuẩn bị hay lên kế hoạch kỹ càng đến đâu, nhưng nếu không được thực hiện nghiêm chỉnh, chặt chẽ thì đều là vô ích. Do vậy, việc tuân thủ theo thời gian biểu đã lập cực kỳ quan trọng để đánh giá bạn đã làm việc hiệu quả hay chưa.
Sau khi hoàn thành công việc hãy rà soát lại danh sách để ghi chú trạng thái công việc như hoàn thành/chưa hoàn thành/ chuyển lịch… Nếu bạn là một người kỹ tính thì bạn còn có thể ghi chú thêm khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc để dễ dàng rà soát tiến độ thực hiện đã đúng với thời gian biểu hay chưa. Có không ít trường hợp một người dù thực hiện đầy đủ theo các đầu việc nhưng lại không đúng theo khung giờ, vẫn làm lệch kế hoạch đã đặt ra.
Nhìn chung để hoàn thành tốt được mọi công việc thì bạn cần nắm bắt được cách làm thời gian biểu. Đồng thời biết rõ những đầu công việc mà mình cần làm, từ đó có thể sắp xếp chúng một cách hợp lý gắn với thời gian thực hiện cụ thể.
Một số lưu ý khi lập thời gian biểu
Khi lập thời gian biểu, việc quan trọng là phải lên kế hoạch một cách hợp lý và thực tế để tránh quá tải kế hoạch. Việc quá tải kế hoạch có thể gây stress và căng thẳng cho bạn, và thậm chí có thể dẫn đến thất bại trong việc hoàn thành các nhiệm vụ.
Xác định mức độ ưu tiên
Trước khi lên kế hoạch, hãy xác định những công việc quan trọng và ưu tiên cao hơn, từ đó có thể phân bổ thời gian cho các công việc quan trọng đó trước.
Đánh giá thời gian cần thiết
Hãy đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành mọi công việc. Bạn cần phải lưu ý các yếu tố khác nhau như khả năng, kinh nghiệm, tình trạng sức khỏe và các yếu tố bên ngoài khác có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành một công việc.
Chia nhỏ các nhiệm vụ
Hãy chia nhỏ các nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và hoàn thành chúng. Nếu một nhiệm vụ quá lớn và phức tạp, bạn có thể chia nó thành các bước nhỏ hơn để hoàn thành từng bước một.
Tối ưu hóa thời gian
Hãy tối ưu hóa thời gian của bạn bằng cách tìm cách tối ưu hoá quy trình làm việc, sử dụng công nghệ, đẩy mạnh sự tập trung và tránh các yếu tố phân tán chú ý.
Luôn cập nhật kế hoạch
Hãy cập nhật kế hoạch của bạn thường xuyên để phù hợp với các thay đổi trong tình hình thực tế.
Thay đổi ưu tiên
Nếu có các sự kiện bất ngờ xảy ra, bạn có thể cần thay đổi ưu tiên của mình và tạm dừng hoặc chuyển các nhiệm vụ khác để ưu tiên các công việc quan trọng hơn.
Điều chỉnh thời gian
Nếu thời gian hoàn thành một nhiệm vụ cần được điều chỉnh, bạn có thể phải đưa ra sự điều chỉnh để có thể hoàn thành công việc đó trong thời gian thực tế.
Tìm cách giải quyết vấn đề: Nếu gặp phải vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, hãy tìm cách giải quyết nó và điều chỉnh kế hoạch của bạn để phù hợp với tình hình mới.
Tổng kết
Như vậy với các bước đơn giản, bạn đã thiết lập được một mẫu thời gian biểu cho riêng mình, việc lên một thời gian biểu không mất nhiều thời gian, chỉ với một, hai phút nhưng nó lại có vai trò quan trọng trong cuộc sống.Chúc bạn sẽ luôn thành công với quỹ thời gian của mình nhé!
